Die TUI AG setzt ihre Hauptversammlung seit 2017 mit Unterstützung der POOLgroup um – von Präsenzveranstaltungen bis hin zu den digitalen Formaten während der Corona-Jahre. Mit der Rückkehr ins Hannover Congress Centrum (HCC) markierte die Präsenz-HV einen wichtigen Schritt zurück in den Live-Betrieb unter unverändert hohen Anforderungen an Sicherheit, Transparenz und Technik.

Im Mittelpunkt steht eine rechtssichere Hauptversammlung mit klar definierten Abläufen und nachvollziehbaren Prozessen.

Alle gesetzlichen Vorgaben müssen erfüllt sein. Aktionär:innen benötigen transparente Informations- und Beteiligungswege. Wortmeldungen, Abstimmungen und Berichterstattung erfordern eine durchgehend stabile Sprach- und Bildübertragung – im Plenum ebenso wie in angebundenen Nebenbereichen.

Digitale Strukturen aus den Vorjahren, etwa für Fragenmanagement und Präsenzerfassung, sollten sinnvoll integriert werden. Ziel war ein belastbares Präsenzformat, das digitale Prozesse unterstützt, ohne die Veranstaltung unnötig zu verkomplizieren.

Die Hauptversammlung der TUI AG unterliegt den komplexen regulatorischen und organisatorischen Anforderungen börsennotierter Gesellschaften.

Dazu zählen klar definierte Prozessketten, dokumentationspflichtige Abläufe und hohe Anforderungen an Redundanz und Ausfallsicherheit. Jede Wortmeldung, jede Abstimmung und jede Bildübertragung muss technisch abgesichert sein.

Im HCC erforderte das eine präzise Raum- und Wegeplanung für Aktionär:innen, Gremien, Medienvertretende und Backoffice-Strukturen. Gleichzeitig mussten Präsenz-, Streaming- und interne Systemprozesse nahtlos ineinandergreifen.

Nach zwei rein digitalen Versammlungen galt es zudem, den Live-Betrieb wieder vollständig aufzusetzen – mit einem Setup, das organisatorisch durchdacht und technisch stabil ist.

Die POOLgroup realisierte für die Hauptversammlung der TUI AG ein durchgängig redundantes, klar strukturiertes Produktionssetup.

Zentrale Leistungen:

• Infrastruktur & Dienstleistersteuerung
  Planung der räumlichen Infrastruktur im HCC inklusive Catering-, Büro- und Backofficelösungen sowie Koordination externer Partner für Möblierung, Zelte und Infrastruktur.
• Strom-, Audio- und Medientechnik
  Aufbau einer redundanten Stromversorgung mit Aggregaten, vollflächige Beschallung aller relevanten Bereiche mit Fokus auf Sprachverständlichkeit, redundant ausgelegte Bildübertragungssysteme für Saal und Nebenräume sowie Bühnen- und Saalbeleuchtung nach HV-Standards.
• Dolmetsch- und Netzwerktechnik
  Integration von Dolmetschtechnik für internationale Teilnehmende sowie Aufbau einer leistungsfähigen Netzwerkinfrastruktur für Streaming-Dienstleister, Präsenzerfassung und Backoffice-Systeme.
• Wegeleitung, Logistik & Backoffice
  Entwicklung eines Besucherleitkonzepts mit klar definierten Funktionsbereichen, Erstellung von Raumbüchern und Logistikplanung von der Anlieferung bis zur internen Wegeführung. Im Backoffice wurden Strukturen und Systeme so angelegt, dass Fragen und Anträge nachvollziehbar erfasst, zugeordnet und bearbeitet werden können.

Für Aktionär:innen, Gremien und Gäste präsentierte sich die Hauptversammlung als ruhige, klar geführte Veranstaltung:

• geordnete Wegeführung,
• konsistente Sicht- und Hörbedingungen,
• und ein Ablauf ohne technische Störungen.

Im Hintergrund arbeitete ein redundantes System aus Strom-, Audio-, Video- und IT-Strukturen, das im Idealfall unbemerkt bleibt – und genau so funktionierte.

Die TUI AG setzt seit Jahren auf die POOLgroup als Partner für ihre Hauptversammlungen. Die gemeinsame Erfahrung aus Präsenz- und Digitalformaten schafft eine Basis, auf der sich neue rechtliche und technische Anforderungen zügig in tragfähige HV-Setups übersetzen lassen – mit klaren Abläufen, belastbarer Technik und verlässlichen Strukturen im Hintergrund.