Seit dem Börsengang im Jahr 2001 begleitet die POOLgroup die jährliche Hauptversammlung der Deutschen Post – heute DHL Group – als technischer Partner. Damit zählt sie zu den am längsten bestehenden Kundenbeziehungen der POOLcrew.

Die Hauptversammlung ist für die DHL Group das zentrale Gremium der Aktionär:innen und spiegelt die Werte des Unternehmens – Verlässlichkeit, Effizienz und Fortschritt – auf höchstem organisatorischem und technischen Niveau wider. Die Veranstaltung ist nicht nur rechtliche Pflicht, sondern auch ein Symbol für Transparenz und Dialog mit Anteilseigner:innen weltweit.

Die Hauptversammlung findet regelmäßig an wechselnden Veranstaltungsorten statt – von der KölnArena über die Jahrhunderthalle Frankfurt und Bochum Ruhrkongress bis nun seit 2018 das WCCB Bonn.

Jede Location bringt immer wieder neue logistische, infrastrukturelle und technische Anforderungen mit sich.
Die Planung erfolgt unter hohem Zeitdruck: drei Tage Aufbau, zwei Nächte Installation, ein Tag technische Proben – minutiös vorbereitet, präzise umgesetzt.

Eine weitere Besonderheit ist das redundante Strom- und Techniksystem: Alle zentralen Gewerke werden doppelt ausgelegt, inklusive einer autarken Notstromversorgung mit drei Aggregaten à 1,25 MVA und einem eigenen 10-kV-Trafo, der in das Trafonetz des Veranstaltungsortes eingebunden ist.

Zum 30-jährigen Jubiläum 2025 wurde erstmals ein Showelement in die Eröffnungsrede integriert: Drei Industrie-Roboter mit einem Gewicht bis zu 1,4 Tonnen wurde Teil der Inszenierung. Dafür entwickelte die POOLcrew ein speziell auf die Raumbedingungen abgestimmtes Tragwerks- und Transportkonzept, inklusive präziser Berechnung von Fahrstraße, Lastverteilung und Hubtechnik – umgesetzt mit höchster technischer Genauigkeit.

Die POOLcrew verantwortet bei der Hauptversammlung der DHL Group die technische Fachplanung und ganzheitliche Umsetzung – von der ersten Skizze bis zur Übergabe an die Regie.
Zu den Leistungen zählen:

• Technische Planung in den Bereichen Elektro-, Konferenz- und Funktechnik sowie IT
• Technische und grafische Planungen in den Bereichen Set- und Bühnenbau,
• Event- und Ablaufmanagement
• Visualisierungen und 3D-Raumbücher
• Koordination des Auf- und Abbaus und Rechnungsprüfung der Gewerke
• Abstimmung mit Location, Sicherheitsbehörden und Stromversorgern

Darüber hinaus entwickelte die POOLgroup bereits früh Lösungen zur nachhaltigen Durchführung von Hauptversammlungen. So entstand in den 2000er-Jahren ein gemeinsames HV-Konzept mit Deutsche Telekom, Lufthansa und Postbank, um Ressourcen zu bündeln und CO₂-Emissionen durch gemeinsam genutzte Infrastruktur zu reduzieren – ein Modell, das bis heute als Best Practice für nachhaltiges Eventmanagement in der Finanzkommunikation gilt.

Für die Teilnehmer:innen steht Präzision im Vordergrund – kein Effekt, keine Sekunde Zufall. Die technische Umsetzung verläuft reibungslos, die Abläufe sind unsichtbar perfekt orchestriert. 2025 sorgte das Showelement mit dem Roboter für einen überraschenden Moment, der die Innovationskraft des Konzerns eindrucksvoll unterstrich.

Seit über zwei Jahrzehnten steht die POOLgroup an der Seite der DHL Group – verlässlich, erfahren, vorausschauend. Die Hauptversammlung gilt als Musterbeispiel für planungssichere, technisch hochkomplexe Veranstaltungen, bei denen Präzision, Sicherheit und Innovation zusammenwirken.